Mi piace far riferimento a questa guida, questo manuale che si chiama 'Manuale dello Stakeholder Engagement', è stato tradotto in italiano e ci spiega tecnicamente come può essere fatto lo stakeholder engagement, cioè il coinvolgimento degli stakeholders. È un processo che prevede quattro fasi di lavoro, andiamo a vedere una per una.

La prima fase è quella del pensiero strategico. Andiamo a vederle una per una. La prima fase è quella del pensiero strategico, con lo scopo di identificare le priorità strategiche per la nostra organizzazione e anche per gli stakeholders. Nella prima fase del pensare strategicamente, dobbiamo identificare chi sono i nostri portatori di interesse, quelli che possono essere i nostri partner. Dobbiamo, per meglio definire l'elenco dei nostri stakeholders, considerare tutte le tematiche che influiscono o che sono influenzate dalla nostra organizzazione. Quindi, tutti i nostri progetti e tutti i nostri luoghi di lavoro, tutte le decisioni dei processi decisionali. In questo modo, si riesce a identificare nel miglior modo possibile i potenziali stakeholder, identificare gli obiettivi strategici e tutte le criticità ad esse associate, e anche l'importanza degli obiettivi per i diversi gruppi di stakeholders. E poi, chiaramente, assegnare le priorità, perché non tutti gli obiettivi strategici saranno uguali, non tutti gli obiettivi strategici avranno la stessa importanza. Assegnare le priorità è fondamentale per investire nel miglior modo possibile il nostro tempo e dedicare il giusto tempo a ciascuno degli obiettivi che ci siamo posti come organizzazione. E questa è la prima fase, la fase del pensiero strategico.

Poi c'è la seconda fase, la fase dell'analisi e della pianificazione, con la finalità di costruire tutte le basi per sviluppare un vero e proprio piano per il coinvolgimento dei nostri stakeholders. E ovviamente si parte dall'analisi, quindi l'analisi delle problematiche e come sono affrontate dalla nostra organizzazione, chiaramente un'analisi comparata che ci consenta di capire, e questo è il secondo elemento, come le altre organizzazioni rispondono di fronte alle stesse problematiche. Quindi, noi abbiamo una serie di problematiche da gestire come organizzazione, come vengono gestite dalle altre organizzazioni, come vengono gestite dagli altri network importanti. Definire un profilo dei nostri stakeholders, le loro aspettative, la capacità di influenza che hanno e, ovviamente, gli approcci migliori per il coinvolgimento di ciascun tipo di portatori di interesse.

A questo punto, dopo questa fase di analisi, importante sviluppare il piano strategico di coinvolgimento che possa tracciare proprio lo schema dei gruppi di stakeholders da coinvolgere e che possa stabilire come coinvolgerli, con quali obiettivi e con quali strumenti, attraverso quale attività. Finita la fase della pianificazione, deve esserci il rafforzamento delle capacità di stakeholders engagement, perché chiaramente questa è una vera e propria attività core delle attività che svolgiamo nella nostra organizzazione. Quindi, sviluppare le abilità individuali e il nostro sistema organizzativo per coinvolgere efficacemente gli stakeholders è fondamentale. E quindi, dovremo potremo considerare le problematiche pratiche che abbiamo rilevato e identificarle in modalità per affrontarle, dovremo consolidare le abilità individuali di chi lavora per noi, di chi lavora con noi, identificando le aree di miglioramento e poi anche investendo risorse per miglioramento delle capacità di engagement e rafforzare le capacità necessarie per l'effettivo coinvolgimento degli stakeholders.

Fatta la terza fase, c'è la vera e propria fase di azione, quindi ciò che abbiamo pianificato lo realizzeremo. E questa quarta fase prevede di stabilire quali saranno le modalità di coinvolgimento dei nostri stakeholders, prevede il disegno e la preparazione del processo di coinvolgimento e prevede poi l'attuazione delle attività che abbiamo pianificato finalmente. E poi, come si conviene, questa è la quinta e ultima fase. Quindi si chiude questa sorta di ciclo di 'deaming', diciamo così, no di PDCA dello stakeholder engagement. C'è l'ultima fase che è quella della revisione del check, cioè cerchiamo di capire come sta andando il processo di coinvolgimento degli stakeholders. Rivediamo il processo di coinvolgimento al fine degli stakeholders, rivediamo il processo di coinvolgimento al fine di migliorarlo e poi di proseguire nelle attività di coinvolgimento dei nostri portatori di interesse. Perché questo è un ciclo continuo che fondamentalmente può non avere mai fine o dovrebbe non avere mai fine. E queste sono le azioni che caratterizzano questa quinta fase, quindi la rendicontazione agli stakeholders, cogliere tutte le opinioni o preoccupazioni dei stakeholders. È qui e in questo, è la comunicazione. Perché la comunicazione è un'interazione a due vie. Quindi, noi dobbiamo avere le capacità di ascoltare gli stakeholders e capire le loro necessità, e poi rivedere il processo di coinvolgimento al fine di migliorarlo per la gestione futura.

È interessante che questa guida che vi ho sinteticamente descritto nei suoi contenuti abbia questo sottotitolo 'Dalle parole ai fatti'.

Credo che non sia un sottotitolo casuale, perché lo stakeholders engagement è un'attività che spesso facciamo in maniera creativa e non sistematica. Invece, il cambiamento nella relazione e nella natura delle relazioni con gli stakeholders passa attraverso un'analisi attenta, attraverso la pianificazione (come abbiamo visto), e attraverso un cambiamento delle attività comunicative.

Perché noi dobbiamo passare da una comunicazione unidirezionale e disattenta alla quesitizione dei feedback di cui parlavamo in precedenza, ad una strategia di comunicazione che prevede il dialogo, che prevede la partnership. Non si fa semplicemente con la pubblicità delle attività che facciamo, con l'informativa dell'attività che facciamo, ma si fa con panel di stakeholders, con forum, convocazioni in network di stakeholders e così via. Eccola qui, la comunicazione che entra prepotentemente, nascosta in gatesment.”

E vi faccio un esempio concreto preso dalla mia vita professionale di queste settimane. Essendo il coordinatore del programma Libero 12 del piano regionale della prevenzione delle Marche, mi occupo di malattie infettive e vaccinazioni nell'ambito di questa importante pianificazione nazionale. Il Piano Nazionale Prevenzione (PNP) ha degli anni regionali, sapete che ci sono dei programmi predefiniti e poi ci sono dei programmi liberi. Nelle Marche hanno deciso di definire il programma Libero/12 come un programma finalizzato al miglioramento delle attività di gestione, governo e sorveglianza delle malattie infettive e delle vaccinazioni.

C'è una linea di intervento su HIV che è finalizzata al miglioramento delle attività di comunicazione rispetto alla popolazione che deve essere interessata alle strategie di lotta di contrasto all'HIV e all'AIDS. E questo è un po' lo scenario che mi si è posto davanti quando ho cominciato a lavorare su questa tematica. Spesso sono tutti portatori di interessi con cui mi devo interfacciare.

E allora è importante ragionare, riflettere e approfondire lo stakeholders engagement, perché è importante. Possiamo capire a che tipo di livello di coinvolgimento stiamo coinvolgendo i nostri portatori di interesse. I livelli di coinvolgimento sono da zero a cento. C'è lo zero coinvolgimento, cioè non si fa nulla per coinvolgere un portatore di interesse, oppure c'è un livello di informazione. Poi si procede verso la consulenza, il vero e proprio coinvolgimento che sfocia nelle situazioni di coinvolgimento maggiore, nella piena collaborazione. E vedete che a seconda del tipo di coinvolgimento c'è una comunicazione che deve essere coerente, per un livello di coinvolgimento che prevede la collaborazione.

Chiaramente, la comunicazione con gli stakeholders deve essere bidirezionale, multidirezionale. E dobbiamo prevedere progetti in comune, iniziative a due o più stakeholders, partnership formalizzate ovviamente.